Bằng việc chấp nhận thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ tại cửa hàng hoặc website của bạn, bạn đã trở thành một phần thiết yếu trong hệ thống thanh toán, đó là lý do vì sao bạn cần phải hiểu được quy trình giao dịch bằng thẻ: nó là gì, nó hoạt động như thế nào và có những ai tham gia vào quá trình này? Hôm nay chúng ta sẽ xem xét khuôn khổ cơ bản của hệ thống và các thành phần chính của quy trình thanh toán, điều này sẽ giúp bạn hiểu được chúng tác động đến cách bạn kinh doanh như thế nào.
Trước khi chúng ta bắt đầu, bạn cần hiểu rằng có rất nhiều hệ thống thanh toán mà bạn có thể tham gia vào đó, một hệ thống cho mỗi loại thẻ thanh toán của bạn. Nhìn chung, tất cả đều hoạt động theo một khuôn mẫu giống nhau, nhưng mỗi loại đều có tính năng độc đáo riêng của nó. Vậy nên đầu tiên tôi sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quát về quy trình giao dịch bằng thẻ và sau đó tôi sẽ cho bạn thấy các hệ thống thẻ lớn nhất hiện nay hoạt động như thế nào. Cuối cùng tôi sẽ nói qua về quá trình chấp nhận thẻ và các hành động cụ thể mà bạn cần phải làm mỗi khi một loại thẻ được đưa ra cho việc thanh toán của bạn. Giờ thì bắt đầu thôi nào!
Các bước cơ bản trong quy trình Giao dịch Thẻ tín dụng
Những người tham gia. Mỗi giao dịch thẻ tín dụng đều là kết quả của một chuỗi tương tác giữa những người tham gia với nhau.
Chu trình giao dịch đầy đủ được miêu tả trong biểu đồ dưới đây.
Chủ thẻ (Cardholder). Là một người dùng được cấp quyền của một loại thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ.
Bên cấp thẻ (Card issuer). Là những tổ chức tài chính nằm trong hội viên của thẻ Visa hoặc MasterCard, họ cấp các loại thẻ thanh toán thay mặt cho Hội thẻ tín dụng (Credit Card Associations) và ký hợp đồng với chủ thẻ của họ trong khía cạnh trả nợ giao dịch.
Ngân hàng thu nhận (Acquiring bank). Còn được gọi là bên thu nhận, ngân hàng xử lý hoặc ngân hàng thương nhân, là các tổ chức tài chính, thành viên của Visa hoặc MasterCard, ký hợp đồng với các merchant để cho phép họ chấp nhận khoản thanh toán bằng thẻ tín dụng/ghi nợ cho các sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Trong phần lớn các trường hợp, họ cũng có thể ký hợp đồng với các bên thứ ba để cung cấp một số loại dịch vụ này.
Bộ xử lý thanh toán (Payment processor). Là một tổ chức ký hợp đồng với một ngân hàng thu nhận để cung cấp cho các merchant các dịch vụ xử lý thanh toán bằng thẻ đại diện cho bên thu nhận. Bộ xử lý thanh toán phải được đăng kí với thẻ Visa và MasterCard, và phải xác định tất cả các công cụ marketing của họ, bao gồm website, tên của ngân hàng đối tác với họ.
Cơ sở chấp nhận thẻ (Merchant). Là một doanh nghiệp hoặc một tổ chức phi lợi nhuận có hợp đồng với một ngân hàng thu nhận hoặc bộ xử lý thanh toán để chấp nhận các khoản thanh toán bằng thẻ.
Hội thẻ tín dụng (Credit Card Associations). Hội thẻ tín dụng của Visa và MasterCard là các hiệp hội các ngân hàng được sở hữu bởi các thành viên, có nhiệm vụ kiểm soát việc cấp thẻ Visa và MasterCard và việc thu nhận các giao dịch thẻ Visa và MasterCard. Cả hai tổ chức đều có các hệ thống thanh toán phát triển để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao dịch giữa các ngân hàng với nhau.
Nhà cung cấp dịch vụ (Service provider). Có thể là bất kỳ bên thứ ba nào có nhiệm vụ cung cấp một dịch vụ được sử dụng trong quy trình giao dịch thanh toán: các điểm bán hàng cuối (point-of-sale (POS) terminals), cổng thanh toán trực tuyến (payment gateways), dịch vụ web hosting, chứng chỉ SSL, shopping carts,…
Các giai đoạn xử lý giao dịch (Transaction processing stages). Quá trình thanh toán bằng thẻ có thể dựa trên nhiều quy trình cụ thể được thực hiện bởi bên cung cấp, bên thu nhận hoặc cơ sở chấp nhận thẻ nhưng họ đều tham gia vào các giai đoạn sau đây:
- Ủy quyền (Authorization). Là quá trình mà thông qua đó bên cung cấp thẻ đồng ý hoặc từ chối một giao dịch bằng thẻ.
- Xác thực (Authentication). Là quá trình xác minh tính hiệu lực của thông tin tài khoản thẻ tín dụng/ghi nợ được cung cấp bởi khách hàng. Quá trình xác thực được thực hiện bằng cách sử dụng đa dạng các công cụ chống gian lận, bao gồm công cụ xác thực chủ thẻ bằng địa chỉ (AVS) và mã CSC (CVV2, CVC 2 and CID).
- Thanh toán (Clearing). Là quá trình mà thông qua đó bên cung cấp thẻ trao đổi thông tin giao dịch với một ngân hàng xử lý. Việc thanh toán và tổng kết xảy ra đồng thời.
- Thu hồi (Capture). Là quá trình thu thập và sắp xếp thông tin của các giao dịch thẻ tín dụng/ghi nợ để phục vụ cho việc tổng kết thanh toán.
- Tổng kết thanh toán (Settlement). Là quá trình mà qua đó một ngân hàng cung cấp thẻ trao đổi tiền với một ngân hàng xử lý để hoàn thành một giao dịch được thanh toán.
Đó là quy trình tổng quát. Bây giờ chúng ta sẽ cùng xem xét từng hệ thống thanh toán lớn nhất hiện nay.
Quy trình xử lý giao dịch cơ bản của Visa
Những bên tham gia vào quy trình giao dịch của thẻ Visa cũng giống với danh sách ở trên, tuy nhiên còn thêm 2 chủ thể nữa:
Công ty Visa (Visa Inc). Visa giờ đây đã là một công ty trao đổi công khai, hoạt động với các tổ chức tài chính có vai trò cung cấp thẻ Visa (các nhà cung cấp thẻ) và/hoặc ký hợp đồng với các cơ sở chấp nhận thẻ để chấp nhận thẻ Visa cho các khoản thanh toán (đây là các bên thu nhận). Visa Inc phát triển các sản phẩm về thẻ, quảng bá các hãng thẻ Visa và đặt ra các quy định và luật lệ để kiểm soát quá trình thanh toán trong đó có các loại thẻ của công ty này. Visa cũng quản lý mạng lưới thanh toán điện tử bán lẻ lớn nhất thế giới, nó hỗ trợ dòng chảy của các giao dịch giữa bên thu nhận và bên cung cấp.
VisaNet. Một bộ phận của hệ thống thanh toán điện tử bán lẻ của Visa, VisaNet là một khối kết hợp của các hệ thống trong đó có:
- Hệ thống ủy quyền – Qua đó các nhà cung cấp thẻ có thể chấp nhận hoặc từ chối các giao dịch thẻ Visa cá nhân.
- Một hệ thống thanh toán và tổng kết thanh toán có nhiệm vụ xử lý các giao dịch bằng điện tử giữa bên thu nhận và bên cung cấp và đảm bảo được rằng:
- Thông tin của giao dịch Visa chảy từ bên thu nhận đến bên cung cấp để thông báo đến tài khoản của chủ thẻ
- Các khoản thanh toán cho các giao dịch Visa được xử lý từ bên cung cấp đến bên thu nhận để được ghi vào tài khoản của cơ sở chấp nhận thẻ.
Dưới đây là quy trình giao dịch thẻ Visa. Bước đầu tiên là ủy quyền:
Và đây là quá trình thanh toán và tổng kết thanh toán, hai quá trình này xảy ra đồng thời:
Quy trình giao dịch của thẻ MasterCard
Hệ thống giao dịch của MasterCard rất giống với hệ thống của Visa. Tất nhiên tên gọi của chúng có sự khác nhau: các giao dịch ở đây được xử lý qua Mạng lưới MasterCard toàn cầu, bằng cách sử dụng nền tảng Ủy quyền (Authorization Platform), Hệ thống quản lý thanh toán toàn cầu (GCMS) và Hệ thống Quản lý tài khoản tổng kết thanh toán MasterCard (S.A.M). Tuy nhiên, như được miêu tả dưới đây, chu trình giao dịch có thể sẽ không quen thuộc đối với bạn.
Quy trình giao dịch của thẻ American Express
American Express có sự khác biệt so với Visa và MasterCard, trong đó AmEx hoạt động dưới vai trò là bên thu nhận và bên cung cấp cho các giao dịch của nó (mặc dù hiện nay AmEx không cho phép các tổ chức tài chính khác phát hành thẻ của mình). Giao dịch bắt đầu khi cơ sở nhận thẻ gửi yêu cầu ủy quyền cho American Express. Sau đó, AmEx gửi phản hồi ủy quyền (họ sẽ phê duyệt hoặc từ chối) để cơ sở nhận thẻ sử dụng để quyết định có hay không hoàn tất giao dịch. Dưới đây là quy trình giao dịch của AmEx:
Làm thế nào để chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng
Bạn, với tư cách là một Merchant (người nhận thẻ), trong quá trình giao dịch thẻ tín dụng đang ở bước check out – trong đó bạn nhận thẻ từ khách hàng của mình để thanh toán. Cho dù bạn mới làm hoặc đã làm việc này nhiều lần rồi, nếu bạn tuân theo đúng quy trình chấp nhận thẻ cơ bản dưới đây, bạn sẽ làm đúng ngay lần đầu và tất cả các lần sau đó. Trước tiên, đây là cách bạn nhận thẻ trong trường hợp trực tiếp:
- Quẹt thẻ. Hãy đảm bảo rằng thẻ được quẹt chính xác và thiết bị đầu cuối của bạn có thể đọc được nó. Nếu thiết bị của bạn bị hỏng hay thẻ không đọc được, bạn có thể nhập key cho thông tin giao dịch hoặc bạn có thể yêu cầu xác nhận bằng giọng nói. Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu khách hàng của bạn thanh toán theo hình thức khác. Nếu bạn chọn nhập key hoặc xác nhận bằng giọng nói, và nhận ủy quyền giao dịch, hãy đánh dấu thẻ trên tờ biên lai bán hàng để chứng minh rằng chiếc thẻ này có mặt tại thời điểm giao dịch. Bạn có thể cần đến nó để xác minh trong trường hợp giao dịch bồi hoàn (chargeback).
- Kiểm tra thẻ. Trong lúc bạn đang chờ phản hồi ủy quyền, hãy kiểm tra các tính năng bảo mật của thẻ để đảm bảo nó không bị thay đổi.
- Nhận phê duyệt ủy quyền. Giờ là lúc bạn nhận được phản hồi ủy quyền. Tuyệt đối không được xử lý giao dịch, trừ khi bên cung cấp đã phê duyệt yêu cầu ủy quyền của bạn. Nếu bạn nhận được lời từ chối ủy quyền, bạn sẽ không được nhập key giao dịch hoặc thực hiện một yêu cầu ủy quyền khác, mà bạn phải yêu cầu hình thức thanh toán khác.
- Lấy chữ ký của khách hàng. Nếu thẻ có vẻ ổn và bạn nhận được phê duyệt ủy quyền, hãy yêu cầu khách hàng của bạn ký vào biên lai mua hàng được in bởi thiết bị đầu cuối của bạn.
- So thông tin trên biên lai với thông tin trên thẻ. Giai đoạn cuối cùng của quy trình chấp nhận thẻ đó là so sánh tên, số tài khoản và chữ ký của chủ thẻ trên thẻ với thông tin tương ứng trên biên lai bán hàng và hãy đảm bảo chúng khớp với nhau.
Nếu bạn còn nghi ngờ về tính hợp lệ của thẻ hoặc tính xác thực của chủ thẻ, hãy làm theo đúng quy trình của cửa hàng của bạn hoặc thực hiện cuộc gọi Mã 10 (Code 10 Call) đến bên thu nhận của bạn. Bạn sẽ được chuyển đến bên cung cấp thẻ và một đại diện sẽ hướng dẫn bạn cách tiến hành giao dịch.
Rõ ràng là quy trình chấp nhận thẻ có một chút khác biệt trong các giao dịch thương mại điện tử. Tuy nhiên, nó vẫn khá đơn giản. Mỗi khi khách hàng thực hiện thanh toán khi checkout trên trang web của bạn hoặc qua điện thoại, hệ thống của bạn cần thực hiện chuỗi hành động sau:
1. Thu thập thông tin giao dịch. Bạn cần có được những thông tin tối thiểu sau đây với từng giao dịch bán hàng:
- Tên chủ thẻ
- Số tài khoản thẻ
- Ngày hết hạn của thẻ
- Mã xác minh thẻ
- Điền đầy đủ địa chỉ thanh toán và địa chỉ giao hàng (Nếu 2 địa chỉ là khác nhau).
2. Nếu tham gia vào việc xác minh bằng mã thẻ Visa hoặc MasterCard, hãy gửi dữ liệu xác thực cùng với yêu cầu ủy quyền của bạn. Hai dịch vụ này được thiết kế để cung cấp cho các nhà buôn bán thương mại điện tử một lớp bảo mật bổ sung bằng cách xác minh rằng khách hàng của bạn là người dùng được ủy quyền của chiếc thẻ được đưa ra để thanh toán.
3. Quét giao dịch (không bắt buộc nhưng cần thiết). Bạn sẽ phải thực hiện một hệ thống kiểm tra gian lận (có sẵn trên thị trường) để tạm dừng giao dịch nếu có một vài điểm mang tính rủi ro cao được tìm thấy. Các giao dịch như vậy có thể được duyệt lại bằng tay. Ví dụ, các giao dịch có thể được đối chiếu với các tham số vận tốc được xác định trước, các vị trí có tính rủi ro cao.
4. Nhận phê duyệt ủy quyền từ bên cung cấp thẻ. Cũng giống như trường hợp với các giao dịch thẻ hiện nay, bạn không nên xử lý đơn bán hàng trừ khi bạn nhận được phê duyệt. Dưới đây là những việc cần làm cùng với yêu cầu ủy quyền của bạn:
- Xác thực địa chỉ. Công cụ xác thực chủ thẻ bằng địa chỉ (AVS) cho phép bạn xác nhận tính hiệu lực của địa chỉ thanh toán của khách hàng bằng cách đối chiếu nó với địa chỉ trên file với bên cấp thẻ.
- Xác thực mã bảo mật. Mã bảo mật của thẻ được sử dụng trong trường hợp không có thẻ tại thời điểm đó, để xác minh rằng chủ thẻ đang sở hữu thẻ của họ trong quá trình giao dịch. Hãy cứ sử dụng chúng, nhưng bạn không bao giờ nên lưu trữ mã bảo mật thẻ.
5. Sử dụng bộ mô tả điện tử. Chỉ số thương mại điện tử (ECI) xác định loại giao dịch và giúp bên thu nhận phân biệt người bán dựa trên hình thức mà khoản thanh toán được chấp nhận. Bạn sẽ cần phải chỉ ra “Đặt hàng qua thư”, “Đặt hàng qua điện thoại”, “Đặt hàng qua Internet” hoặc “Chữ ký trên file” trong các trường thích hợp của thông báo ủy quyền và bộ xử lý của bạn sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện điều đó.
6. Chỉ rõ ngày giao hàng dự kiến (nếu có). Cho khách hàng biết phương thức giao hàng nào sẽ được sử dụng và ngày giao hàng dự kiến. Nếu việc giao hàng bị chậm chễ, hãy thông báo ngay cho khách hàng của bạn về ngày giao hàng dự kiến mới.
7. Không gửi tiền giao dịch trước khi giao hàng. Đối với tất cả các thương mại điện tử và MO/TO sale, ngày giao dịch là ngày giao hàng, chứ không phải ngày đặt hàng. Giao dịch không thể được gửi cho đến khi hàng hóa đã được giao. Tất nhiên là bạn cũng không nên chậm trễ vơi tiền gửi của bạn. Việc mua bán chậm hơn 30 ngày sau ngày giao dịch có thể được bồi thường lại cho bạn.
Mặc dù đây không phải là một phần của quy trình giao dịch, nhưng bạn cần phải yêu cầu tất cả khách hàng xem xét và đồng ý với chính sách trả lại và hoàn tiền của bạn trước khi hoàn tất thanh toán. Ngoài ra, hãy để số điện thoại chăm sóc khách hàng của bạn có sẵn trên tất cả các trang web. Hầu hết các yêu cầu của khách hàng có thể được xử lý nhanh chóng với một cuộc gọi điện thoại đơn giản, trước khi vấn đề trở thành một sự tranh chấp hoặc một khoản bồi hoàn.
Nguồn: TapchiBitcoin/blog.unibulmerchantservices
